Heb je ook wel eens zo’n volle dagen dat het gaat knellen, dat je nauwelijks lucht en ruimte voor jezelf hebt? Je krijg zo’n gevoel doordat je teveel moet of wilt. Daar komt nog bij, dat ook anderen beslag leggen op jouw tijd, van vaak op een manier die ons een onbehaaglijk gevoel geeft. Hoe kun je je tijd beter onder controle houden?

Afbeelding door Veri Ivanova via Unsplash

(Te) volle dagen

Heb je ook wel eens zo’n volle dagen dat het gaat knellen, dat je nauwelijks lucht en ruimte voor jezelf hebt? Je krijg zo’n gevoel doordat je teveel moet of wilt en er eigenlijk geen tijd voor hebt of denkt te hebben. Daar komt nog bij, dat ook anderen beslag leggen op jouw tijd, van vaak op een manier die ons een onbehaaglijk gevoel geeft. In dit artikel staan enkele tips, die je kunnen helpen je tijd beter onder controle te krijgen.

Zorg voor een prioriteitenplanning

Je hebt een drukke dag, vol met allerlei noodzakelijke of minder noodzakelijke dingen. Met sommige zaken ben je kort, met andere weer lang in de weer. Een goed overzicht over alles wat je moet en wilt doen kan je helpen: Maak een prioriteitenplanning.

• Schrijf op je lijst alle dingen die vandaag aan de orde moeten komen.
• Schrijf er ook bij, hoeveel tijd je voor elke klus neemt.
• Geef aan wat in ieder geval gedaan moet worden, dus datgene dat echt belangrijk is.

Het lijstje geeft je een overzicht over alles wat in ieder geval aan bod moet komen. Het zorgt er ook voor, dat je geen belangrijke dingen over het hoofd ziet. Schrijf er nu bij, waar je vandaag graag ook aan toe had willen komen.

Afbeelding door STIL via Unsplash

Maak een concrete en heldere afspraak met jezelf

Met je prioriteitenplanning wordt het mogelijk om je dag in te delen. Sommige dingen moeten op vaste tijden. Denk maar aan het aanwezig zijn in een vergadering, of je kinderen van school halen.Nu je een goed overzicht hebt van alles wat je moet en wilt, kun je de dagplanning verder invullen.

Dan moet je je natuurlijk wel aan de gemaakte planning houden: Maak met jezelf de afspraak, dat je alle activiteiten van jouw lijstje netjes achter elkaar afrondt, op de met jezelf afgesproken tijdstippen. Vergeet je pauzes niet, met al dat harde werken heb je dat wel verdiend!

Je concrete planning maakt het veel eenvoudiger om je dagschema vol te houden. Maar let op: als je een bepaalde tijd voor een bepaalde taak hebt ingepland, moet je je daar ook aan houden. Laat je niet verleiden om er meer tijd in te steken, dan kom je weer in de knel. Als je te weinig tijd had ingepland, kun je daar op de planning van de komende dagen rekening mee houden.

Ons brein is dol op concrete korte-termijndoelen.

Sommige taken kosten nu eenmaal wat meer tijd. Denk maar aan het schrijven van een zakelijk stuk, een evaluatieverslag, of het opnieuw inrichten van je tuin. Het kan van alles zijn. Omdat je elke dag ook te maken hebt met vaste klussen, moet je de lange-termijnklussen inplannen. Elke dag, of in ieder geval op vaste dagen in de week maak je tijd voor deze klussen. Maar pas op: wees concreet in je voornemens. Ons brein houdt namelijk van concrete korte-termijndoelen. Snel resultaat voelt beter aan, dan een vaag doel in een vage toekomst.

Een voorbeeld

Je neemt je voor om te werken aan een bepaald rapport. Dat is prima, misschien niet leuk maar het moet nu eenmaal gebeuren. Maar let op, je hebt vergeten er een termijn bij te noemen. Bedoelde je ‘deze week’, ‘binnen één jaar’, of iets daar tussen in? Het is allemaal te vaag, en dat maakt het ook meteen lekker veilig.

Je zit achter je bureau. Een collega komt binnen met de vraag of je ideeën hebt voor het nieuwe bedrijfslogo en de aankomende reclamecampagne. Het hoort eigenlijk niet bij jouw opdracht, maar je vindt dit allemaal veel interessanter dan de rapportage.Je hebt nu twee mogelijkheden:Je gaat aan de slag met de logo’s en de campagne. Je wordt meteen beloond: je hebt er veel plezier aan.Je schuift de logo’s en campagne snel aan de kant, je gaat aan je rapportage werken. De beloning ligt ergens in de toekomst, als die rapportage klaar is.

De kans is groot dat je voor de logo’s en de campagne gaat. Het rapportage-doel ligt ver genoeg in de toekomst, daar kun je later immers nog genoeg aan werken. Tenzij er natuurlijk nog een collega binnenkomt.

Uiteindelijk komt je rapport heel gemakkelijk in de knel.
Het zou allemaal anders liggen als het oorspronkelijke doel strakker was geformuleerd:

Ik wil op het eind van deze week het rapport klaar hebben.

Komen nu de logo’s en reclamecampagne voorbij, dan is de beloning van het afwijzen ervan veel directer en concreter. Afwijzing draagt meteen bij aan een concreet doel: deze week het rapport afronden.

Ons brein houdt nu eenmaal erg van concrete, korte-termijndoelen.

Dat geldt niet alleen voor rapportages, maar ook voor onze dagelijkse klussen. Het formuleren van heldere doelen is belangrijk, doelen die duidelijk maken wat je op een bepaalde tijd bereikt moet zijn.

Een paar voorbeelden:

• Over vijf dagen heb ik de hele handleiding gelezen, elke dag een hoofdstuk.
• Om 10.00u. heb ik de telefoontjes naar vier klanten afgehandeld.
• Om 11.00u. heb ik mijn e-mails gelezen en verzonden.
• Om 13.00u. zijn de huishoudelijke klussen klaar.
• Vandaag over een week is het schuurtje opgeruimd.
• Etc.

Klus gelukt?Vink ‘m af! Het is voor je brein prettig als er succesjes behaald worden!

Afleiders de deur uit

We zijn gezegend met allerlei nieuwe gemakken. Je kunt je haast niet voorstellen, dat er een tijd is geweest, dat we géén computers, internet, whatsapp en smartphones hadden. We kunnen de hele dag met elkaar contact leggen, we zijn de hele dag van alles meteen op de hoogte. Dat is prettig. Dankzij het digitale sociale netwerk weten we wat iedereen zoal uitspookt. Je kunt steeds met iedereen delen wat je doet, voelt, en van plan bent. Het besef dat je sociale netwerk altijd om ons heen is, waar je ook bent, geeft ons een prettig gevoel van veiligheid.Het internet biedt ons een voortdurende bron van informatie. Het helpt ons om de juiste informatie te vinden en te verwerken.

Maar er zit ook een schaduwkant aan al die directe contacten!

De schaduwkant is dat je altijd en overal constant bereikbaar bent. Altijd. Overal. Dat weten anderen, maar dat weet en voel je op een gegeven moment ook zelf, constant.Een rinkelende huistelefoon kun je nog wel eens negeren, want ‘niet gehoord’, of ‘ik was niet thuis’. Dat is met een mobiel toestel een stuk lastiger. De mobiele telefoon heb je de hele dag bij je en je bent dus de hele dag bereikbaar, er lijkt geen ontsnappen aan.Tijdens je werk is Facebook, de telefoon, de e-mail of soms ook ons eigen surfgedrag op het internet een voortdurende bron van storing.Zit je net lekker in je werk, en dan:

• Komt er een app-berichtje binnen op je telefoon.
• Hoor je een Facebook-notificatie.
• Ping! Weer een mailtje.
• Weer een app-berichtje.
• Een tweet, met een link naar een interessant artikel.
• Weer een Facebook-berichtje.
• Een telefoontje, of je mee gaat lunchen of koffie drinken
• En jawel: Ping! Weer een mailtje.
• En zo gaat het maar door.

Voor je het weet ben je uren verder. De constante storingen leiden je af, leiden je gedachten steeds weer naar iets anders. Dat maakt dat je steeds opnieuw in je werk moet duiken, je steeds opnieuw moet concentreren. Dat put je uit en de vermoeidheid maakt dat je werksnelheid achteruit loopt en je de planningen niet haalt. Frustratie!En in de vrije uren thuis verhinderen al die werk-gerelateerde berichtjes, dat je de ontspanning krijgt, die je zo nodig hebt. Opnieuw frustratie! Niet alleen voor jou, maar waarschijnlijk ook frustrerend voor je partner en/of kinderen.

Oplossing

De oplossingen liggen eigenlijk voor de hand:

• Leg je mobiele telefoon tijdens je werk aan de kant.
• Zet alle notificatiegeluiden op je telefoon uit, zodat je niet steeds wordt opgeschrikt.
• Spreek met jezelf af op welke tijden je wel even kijkt. In je pauze, bijvoorbeeld.

Nog een tip

Ook op je computer is de steeds binnenkomende mail een bron van afleiding. Spreek ook hier met jezelf af op welke tijden je naar je mailbox kijkt. Op andere tijden kijk je dus niet, heb je geen mailprogramma actief. Zet alle mail-notificaties uit, zodat je bij binnenkomende mail niet steeds wordt opgeschrikt door geluidjes of schermmeldingen.