Moderne presentatie

De tijd van een spreker met niet meer dan een microfoon en wellicht een flip-overbord lijkt ver achter ons te liggen. Powerpoints, Prezy’s, diashows en filmpjes maken steeds vaker deel uit van welke spreekbeurt of voordracht dan ook. Het is belangrijk het publiek al vanaf het begin aan je presentatie te binden en gebonden te houden. En het houden van een presentatie valt of staat met de goede voorbereidingen.

Klopt alles?

Je hebt een presentatie voorbereid waarbij je interactie van je bezoekers hebt bedacht. Onderdelen van het programma worden online behandeld, misschien omdat je afbeeldingen of filmpjes vanaf het internet wilt laten zien, of omdat je bezoekers informatie wilt laten opzoeken. Misschien ook, omdat bepaalde invuloefeningen online gedaan moeten worden. Het programma zit goed doordacht in elkaar, dat zit wel snor. Ook de gekozen ruimte is ideaal, de grootte past perfect bij de groepsgrootte en de sfeer is prettig en geruststellend. De stoelen hebben een prettige zit, de bijbehorende tafels hebben precies de juiste maat en hoogte. Waterkannen staan op tafel, koffie, thee en een versnapering hebben de juiste kwaliteit en kwantiteit en bovendien met een prettige en vriendelijke bediening. Alles lijkt in orde om aan een fantastische presentatie te beginnen. Echt? Heb je aan alles gedacht? Het is tijd voor een goede ict-checkup.

Internet

De cloud is een steeds belangrijke opslagplaats van allerlei bestanden. Presentaties staan heel vaak, voorzien van het nodige beeldmateriaal, netjes in een mapje in de cloud opgeslagen. Heb je tijdens het congres geen internettoegang, dan heb je dus ook de presentatie niet beschikbaar. En zonder diezelfde internettoegang hoef je van je deelnemers niet te verwachten dat ze informatie opzoeken of oefeningen online invullen. Hoewel steeds meer mensen op hun mobiele telefoon ook internet hebben, kun je van je bezoekers niet verwachten dat ze hun persoonlijke internetbundel gaan aanspreken omdat jij niet voor een internettoegang hebt gezorgd.

Zorg voor een goede check-up

Voorkom vervelende verrassingen net voor of tijdens je congres of presentatie en controleer van tevoren of naast zaal en bediening ook de techniek helemaal in orde is. Waar je aan zou kunnen denken:

Internet

• Kun je gebruik maken van een internetverbinding tijdens je presentatie?
• Is de verbinding bedraad? Een bekabelde verbinding is vaak sneller, maar je hebt dan wel een extra kabeltje nodig.
• Is er een wifi-verbinding? Aan te bevelen om flexibeler te zijn.
• Heeft de wifi-verbinding voldoende capaciteit om meerdere deelnemers aan je congres of presentatie een goede verbinding te garanderen? Een enkel, simpel routertje heeft het zwaar als tientallen mensen tegelijk intensief internet gebruiken.

Stroom

• Zijn er voldoende stroompunten om laptops aan te sluiten? Hoewel een laptop met zijn batterij even vooruit kan, zal deze met een langer durende presentatie of congres en een intensief gebruik sneller leeg gaan dan gewenst.
• Zijn er eventueel verlengkabels met stroomverdelers, zodat je extra aansluitpunten hebt? Of moet je die zelf meenemen?
• Zijn er voldoende stroompunten, zodat eventuele mobiele telefoons kunnen worden opgeladen?
• Als je met stroomverdelers gaat werken waarop je een groot aantal apparaten aansluit, moet je zeker nagaan of de capaciteit binnen deze stroomgroep groot genoeg is. Je wil niet dat er tijdens je presentatie stoppen doorslaan of aardlekschakelaars omslaan omdat er teveel stroom wordt verbruikt.

Projecteren en schermen

• Als je een Powerpoint of Prezy-presentatie laat zien (of ander geprojecteerd beeldmateriaal), controleer dan ook of er een projectiescherm in de zaal aanwezig is, of dat je dit zelf moet meebrengen. Controleer ook of alle bezoekers een vrij en ongehinderd zicht op dat scherm hebben.
• Als de zaal beschikt over een digitaal bord, controleer dan ook of je bezoekers een vrij en ongehinderd zicht op dat bord hebben. Kijk vooral of er geen hinderlijke schittering op het beeld te zien is. (ramen, lampen)
• Is er in de zaal een beamer beschikbaar, of moet je die zelf meenemen?
• Bedenk waar je de beamer eventueel kunt plaatsen.
• Kijk goed dat je zelf niet de hele tijd in je projectiebeeld loopt of staat. Dat is voor je bezoekers erg hinderlijk.

Audio

• Als je voor een grote zaal spreekt, wil je misschien gebruik maken van een microfoon en geluidsinstallatie.
• Als je de keuze hebt, kies dan voor een draadloos minimicrofoontje en niet voor een exemplaar dat je steeds in je handen moet houden.
• Controleer van tevoren of en hoe alles werkt en stel de geluidssterkte af. Een soundcheck is niet alleen nodig voor muziekbands.

Algemeen

Niet alleen een soundcheck is belangrijk, ook een presentatiecheck en een ict-checkup. Zorg dat je van tevoren precies weet hoe de apparatuur werkt, zodat je tijdens je presentatie niet wordt afgeleid door ‘falende techniek’, waar bijna altijd mee wordt bedoeld dat mensen er niet mee kunnen omgaan. Je bezoekers prikken door dat soort fouten heen.